Les règles de base et restrictions s'appliquant aux contrats de services de la JICA
Les possibilités qui s'offrent aux experts-conseils étrangers
Comment obtenir des contrats de services directement auprès de la JICA
Les projets en commun et la sous-traitance

Quelques bons tuyaux en matière de promotion

Les habiletés et l'expertise susceptibles d'être particulièrement recherchées
Recherchez les possibilités offertes par les contrats a venir, non les contrats actuels
Participer à une étude de faisabilité peut mener à d'autres possibilités de contrats
Le suivi recommandé

Le processus de passation des marchés
ANNEXE A

PRINCIPALES SOURCES DE RENSEIGNEMENTS
JAPAN INTERNATIONAL COOPERATION CENTER (JICE)

ANNEXE B

PRINCIPALES SOURCES DE RENSEIGNEMENTS

ANNEXE C

ORGANISATIONS JAPONAISES PARTICIPANT À L=AIDE PUBLIQUEAU DÉVELOPPEMENT (APD)

ANNEXE D

CODES D'INSCRIPTION PAR DOMAINE ET LISTE DES PRINCIPAUX ENTREPRENEURS INSCRITSAUPRÈS DE LA JICA

N.B. Il est important de noter que la langue de travail de la JICA est le japonais. Au plan international cependant, la langue de travail est l'anglais. Le texte qui suit est présenté en français en vue de faciliter l'accès à une information de base quant aux contrats offerts par la JICA. Les communications avec l'ambassade du Canada au Japon peuvent néanmoins se faire en anglais ou en français.

Objectif

Il est fréquent que des entreprises canadiennes ou des particuliers souhaitent obtenir des renseignements au sujet des contrats d'experts-conseils offerts par la JICA. Le présent document vise a fournir un sommaire des renseignements de base et des grandes politiques régissant la participation des consultants étrangers, ainsi que quelques suggestions visant a augmenter leurs possibilités de décrocher des contrats. Il faut noter qu'il ne s'agit pas ici d'une publication officielle de la JICA, mais plutôt d'un document préparé par l'Agence canadienne de développement international (ACDI) ayant pour objet de mieux faire comprendre aux fournisseurs canadiens le processus de passation de contrats de la JICA. On espère ainsi favoriser la coopération entre les fournisseurs canadiens et la JICA dans le cadre des programmes d'aide au développement du Japon.

La répartition par domaine et lieu géographique des divers "plans" de projets de la JICA

Les projets de la JICA sont exécutés selon diverses approches appelées "plans" (schemes, en anglais). Les fournisseurs étrangers seront particulièrement intéressés par les "plans" d'études de faisabilité (development study schemes, en anglais) qui sont utilisés pour planifier les projets d'évaluation (follow-up projects, en anglais) bénéficiant de subventions ou d'un financement sous forme de prêts. Plusieurs publications et sites Web décrivent ces plans (schemes) ainsi que la structure organisationnelle et les politiques de passation de contrat de la JICA. On y trouve aussi des renseignements au sujet des études déjà réalisées et de la répartition par domaine et lieu géographique des projets. Les annexes A et B indiquent plusieurs sources de renseignements et sites Web.

La détermination des projets

Il faut comprendre qu'un certain nombre d'activités liées à la détermination d'un projet (project identification, en anglais) ont probablement déjà eu lieu au moment de l'appel d'offres concernant une étude de faisabilité (development study contract, en anglais).. Certaines idées de projets sont mises de l'avant par le secteur privé japonais. Pour être en mesure de participer, dès les premières étapes, aux projets conçus par le secteur privé, il faut que votre firme ait déjà établi de solides relations avec des firmes actives, y compris leurs filiales situées dans des pays en développement. Un certain pourcentage du budget japonais consacré à l'APD est attribué aux différents ministères responsables (line ministries, en anglais) qui, à leur tour, financent les études de détermination de projets dans leurs domaines respectifs. Ces études sont souvent réalisées par des organisations étroitement reliées aux différents ministères responsables. Vous pouvez essayer d'établir de bonnes relations professionnelles avec une ou plusieurs de ces organisations clés. L'annexe C contient la liste des organisations ainsi qu'une indication du ministère ou de l'organisme qui les habilite. Une autre source de renseignements serait le personnel des ministères responsables qui est détaché auprès des ambassades du Japon par leurs ministères d'origine. Ce personnel assure une liaison directe entre les différents intervenants chargés des études de détermination de projets dans les pays en développement.

Le rôle des experts-conseils

Après la détermination d'un projet (project identification, en anglais) et la réception d'une demande officielle de la part du pays en développement, la JICA peut retenir les services de consultants qui seront chargés de travaux d'études de faisabilité (development study) ou qui agiront en qualité de conseillers techniques pour des missions de la JICA.

Les contrats de services pour les études de faisabilité (development study) ( ?? -gyoumu). La JICA fait appel aux services d'experts-conseils principalement pour des diverses études (development studies), a savoir : plans directeurs, études de faisabilité, inventaires des ressources et des eaux souterraines, cartographie topographique et nautique, études conceptuelles générales et détaillées en vue de l'octroi de subventions et autres projets, études de formulation de projets et études d'évaluation de l'aide. La JICA passe également des contrats de services pour la formation en haute technologie.

Contrats de service pour les membres d'une équipe (team member contracts, en anglais) ( ?? -ekimu). La JICA peut aussi passer un contrat de services afin de retenir, par l'intermédiaire d'une firme, un consultant individuel qui sera appelé a faire partie d'une équipe dans le cadre des missions de la JICA. Ces missions ont généralement pour objet de réaliser des études préliminaires avant le début de l'étude de faisabilité (development study)

La participation des experts-conseils étrangers

Depuis 1988, la JICA permet aux ressortissants étrangers de participer aux équipes d'étude (study teams, en anglais). De 1988 à 2002, 44 p. 100 des équipes d'étude chargées d'études de faisabilité (development study) comprenaient des consultants étrangers - soit un total de 1 124 consultants étrangers originaires de 78 pays. Par exemple, au cours de l'EF 2001, on comptait 117 consultants étrangers répartis dans 53 équipes d'étude.

Les pays d'origine qui ont fourni le plus grand nombre de consultants étrangers aux équipes d'étude sont le Royaume-Uni (150), les États-Unis (131), la France (42), l'Australie (41) et le Canada (31).

Quelque 630 firmes d'experts-conseils sont inscrites auprès de la JICA. Plusieurs d'entre elles sont financées par des capitaux étrangers. Toute filiale ou succursale d'une firme qui est financée par des capitaux étrangers est considérée comme une " firme japonaise ", a condition d'être incorporée au Japon.

La définition d'expert-conseil étranger

Tout(e) ressortissant(e) étranger(e) autorisé(e) par la loi a demeurer au Japon et qui est à l'emploi d'une firme d'experts-conseils incorporée au Japon.
Tout(e) ressortissant(e) étranger(e) qui, à titre de personnel complémentaire, a un contrat de sous-traitance d'une firme d'experts-conseils incorporée au Japon. Le fait que cette personne demeure ou non au Japon ou qu'elle soit attachée ou non à une firme n'entre pas en ligne de compte.

Les règles de base et restrictions s'appliquant aux contrats de services de la JICA

La JICA attribue des contrats de services seulement à des firmes, et ces dernières doivent être inscrites à l'avance.
Pour être admissible à l'inscription, toute firme doit :

être incorporée au Japon et avoir fait état d'une bonne situation financière au cours des deux dernières années;
inscrire son personnel clé (ressortissants japonais) détenant une expérience particulière et des qualifications professionnelles pertinentes;
être indépendante par rapport à des manufacturiers, fournisseurs et entrepreneurs généraux.

Pour faire partie de la liste restreinte en vue d'un contrat de services, au moins 50 p. 100 du personnel proposé doit être japonais et le directeur de projet doit être citoyen japonais.
En résumé, la JICA n'attribuera pas de contrat de services directement à:

un consultant individuel, de nationalité canadienne ou autre, ou à une firme qui n'est pas inscrite;
une firme enregistrée qui ne propose pas au moins 50 p. 100 de personnel de nationalité japonaise et un directeur de projet japonais, pour tout contrat.

Les possibilités qui s'offrent aux experts-conseils étrangers

Experts-conseils étrangers qui sont des employés réguliers d'une firme de consultants japonaise figurant sur une liste restreinte et que la firme a l'intention de proposer en tant que membres de l'équipe d'étude (study team).
Experts-conseils étrangers qui sont des employés réguliers d'une firme de consultants japonaise qui obtient un contrat de sous-traitance auprès de la firme qui figure sur la liste restreinte.
Experts-conseils étrangers, qu'ils soient des employés réguliers d'une firme ou autonomes, qui obtiennent un contrat de sous-traitance auprès de la firme qui figure sur la liste restreinte.

Dans tous les cas, la firme de consultants qui figure sur une liste restreinte doit clairement indiquer qu'elle compte des experts étrangers dans son équipe d'étude (study team) et soumettre les CV détaillés de ces experts étrangers. Pour certaines études de faisabilité (development study), les firmes d'experts-conseils retenues peuvent être autorisées a employer des firmes de consultants locales dans les pays où elles sont affectées. Les firmes de consultants locales sont chargées de réaliser des études complémentaires.

Comment obtenir des contrats de services directement auprès de la JICA

Toute firme canadienne qui recherche des contrats de services directs auprès de la JICA doit répondre à plusieurs exigences. Les critères d'enregistrement exigent qu'elle soit incorporée au Japon, qu'elle y ait conduit des activités pendant au moins deux ans (pour répondre au critère d'analyse de l'état financier) et qu'elle recrute du personnel clé japonais, y compris des directeurs de projet compétents et expérimentés.

Pour sauver du temps, la filiale d'une firme canadienne déjà incorporée au Japon pourrait recruter le nombre nécessaire d'effectifs japonais. Trouver le personnel japonais approprié peut également poser problème. Les diplômé(e)s universitaires japonais(es), par exemple, pourraient être trop jeunes et manquer d'expérience, cependant que le personnel approprié d'âge moyen pourrait être difficile a repérer sur le marché du travail. Une source éventuelle de candidats pourrait se trouver parmi les personnes récemment retraitées des ministères gouvernementaux responsables ayant participé à des projets de la JICA outre-mer. Toutes les personnes retenus devraient réunir des caractéristiques souhaitables telles que : une grande expérience du développement outre-mer (en particulier, expérience dans la gestion des projets dans le(s) domaine(s) d'intérêt), une bonne connaissance de l'aide japonaise au développement et de ses participants, ainsi que de la maturité quant à l'âge et de l'ancienneté quant à l'expérience de travail, ces deux derniers critères entrant en ligne de compte lors de la pondération de l'évaluation.

Les projets en commun et la sous-traitance

Les projets réalisés en commun par plus d'une firme (joint ventures, en anglais)et la sous-traitance (sub-contracts, en anglais)sont acceptables, à condition que la combinaison appropriée des compétences requises pour les postes prévus pour réaliser l'étude puisse être négociée avec une firme déjà inscrite. Pour les firmes étrangères, ces options offrent l'accès le plus pratique. Dans le cas d'un consultant indépendant, l'obtention d'un sous-contrat ou le fait de devenir l'employé d'une firme déjà inscrite semblent être les seules possibilités.

Quelque 630 firmes sont inscrites auprès de la JICA, dont environ 20 firmes principales qui réussissent a obtenir près de 70 p. 100 des marchés de services octroyés. En s'inscrivant, les firmes ont indiqué leurs domaines d'expertise comme entreprise ainsi que ceux de leur personnel clé. Il y avait 18 grands domaines d'expertise, mais les domaines d'inscription ont été abolis depuis le 1er avril 2003. (L'annexe D fournit la liste de 31 firmes principales ainsi que la liste des domaines d'expertise en anglais et en japonais). Les firmes peuvent présenter des propositions sans tenir compte des secteurs. Cependant, l'Annexe D devrait aider les entreprises canadiennes a comprendre quels sont les domaines d'expertise des principales firmes japonaises.

Les contrats de service pour les membres d'une équipe ( ?? -ekimu )

La participation en vertu des marchés de services pour les membres d'une équipe (team member contract, en anglais) serait très difficile a réaliser et ne constitue pas une option réalisable. Vous auriez a convaincre une firme déjà inscrite de vous désigner ou de désigner l'un(e) de vos employé(e)s pour une affectation spécifique au nom de cette firme. Elle serait ensuite exclue de toute étude de faisabilité (development study) subséquente, de sorte que les grandes firmes, en particulier, n'auraient rien a gagner en vous désignant. La JICA peut aussi décider d'imposer comme condition que la personne désignée soit effectivement un(e) employé(e) de la firme.

Quelques bons tuyaux en matière de promotion

En ce qui a trait aux études de faisabilité (development studies), il est recommandé que votre prospectus ou votre CV soit envoyé aux firmes déjà inscrites dans les domaines où vous avez de l'expérience et (ou) de l'expertise (vous pouvez aussi choisir de fournir des renseignements figurant aux CV de votre personnel clé susceptible d'être affecté aux équipes d'étude (study teams). La lettre d'accompagnement et toute promotion subséquente devraient indiquer votre désir de devenir sous-traitant (sub-contract, en anglais) à titre de personnel de renfort (reinforcement personnel, en anglais) pour les projets de la JICA ou, le cas échéant, de réaliser un projet en commun (joint venture) avec une autre firme. Un particulier peut exprimer le désir de travailler en tant qu'employé d'une firme. Il ne faut pas perdre de vue que les firmes japonaises ont tendance a envisager des associations à long terme et qu'il faudra probablement investir beaucoup de temps et d'efforts avant d'établir une relation qui soit acceptée. Vous devez clairement faire valoir votre expérience dans les domaines recherchés. La firme peut déjà disposer de l'expertise requise à l'interne, de sorte qu'il est vraiment important de faire ressortir votre expérience ou vos compétences, en insistant davantage sur celles qui pourraient être difficiles a trouver au sein de la firme ou sur le marché.

Les habiletés et l'expertise susceptibles d'être particulièrement recherchées

L'expérience ou la formation dans des spécialités ou approches liées au développement :

Intégration de la femme au développement (women in development, en anglais) et problématique hommes-femmes (gender analysis, en anglais)
Planification environnementale et analyse d'impact
Développement organisationnel et personnel
Populations et leur réinstallation
Maintien de la paix
Approches sectorielles (sector-wide approaches, SWAPs, en anglais)
Approches axées sur les programmes
L'expérience acquise dans les relations avec les gouvernements des pays en développement, les bureaucraties ainsi que dans les échanges avec d'autres cultures pourrait également être un atout.

Une solide expérience en matière de rédaction de rapports et de présentations :
Une grande expérience en matière de rédaction de rapports en anglais (ou dans d'autres langues comme l'espagnol ou le portugais) peut se révéler utile. Par ailleurs, étant donné qu'un séminaire sur le transfert de technologie (technology transfer seminar, en anglais) pourrait être organisé à l'intention des homologues au moment de présenter le rapport final, vous pouvez mentionner le genre d'aide que vous apporteriez à ce type d'activité.
Les langues étrangères (anglais, français, indonésien, espagnol, etc.) :
Certaines firmes japonaises peuvent ne pas disposer des compétences nécessaires en langues étrangères, à l'interne. Toute expérience acquise en donnant une formation technique dans d'autres langues devrait être soulignée.
Une compétence en japonais :
Étant donné que vous serez appelé(e) a travailler de concert avec une équipe japonaise, une certaine compétence en japonais (oral et, si possible, écrit) serait un sérieux atout.

Recherchez les possibilités offertes par les contrats a venir, non les contrats actuels

Une bonne promotion de vos services peut donner lieu à une relation suivie avec une ou plusieurs firmes déjà inscrites, en vue de participer à des contrats de services a venir. Il convient de noter que les firmes qui soumettent des propositions doivent mentionner les experts-conseils qu'elles ont l'intention d'employer au moment où elles font une déclaration d'intérêt au sujet d'un contrat de services. Par conséquent, la recherche d'une participation dans le cadre d'un contrat existant n'apparaît pas comme une option valable.

Participer à une étude de faisabilité peut mener à d'autres possibilités de contrats

Si vous réussissez a établir un lien avec une firme japonaise choisie pour une étude de faisabilité (development study), il est important de le faire dans une perspective à long terme. Compte tenu du type d'association établie, le rendement financier initial sur l'étude elle-même pourrait se révéler marginal pour le consultant canadien. Il faut toutefois se rappeler que la mise en oeuvre des résultats de l'étude pourrait devenir l'objet de d'autres contrats (c-à-d être financée par la JBIC, une banque de développement, ou encore par une aide sous forme de subventions, par le pays hôte, etc.). Par exemple, les projets financés par la JBIC, ou bénéficiant d'une aide sous forme de subventions de la JBIC, n'impliquent pas de restrictions susceptibles d'interdire à ceux qui ont participé à la préparation de l'étude de faisabilité (development study) de participer plus tard à sa mise en oeuvre. Tout projet de mise en oeuvre de ce genre impliquerait des contrats de services plus considérables et un rendement financier accru pour ceux qui y participent. Un consultant canadien qui serait retenu pour une étude de faisabilité (development study) aurait intérêt a développer de bonne relations avec la firme responsable du projet tout au long des travaux de l'étude. En effet, cela accroîtrait ses possibilités de collaborer à ce genre d'étude à l'avenir en plus d'augmenter les possibilités de s'associer à cette firme si elle décide de s'engager dans la phase de mise en oeuvre.

Le suivi recommandé

Après avoir établi le contact initial et procédé aux présentations d'usage, vous devriez consacrer un certain temps aux activités de suivi. Un mercredi sur deux la JICA affiche les contrats de services a venir à la JICA PLAZA, au 12e étage de la Shinjuku Maynds Tower, 1-1 Yoyogi 2-chome, Shibuya-ku, Tokyo, et sur le site Web de la JICA http://www.jica.go.jp/kojinew.html. Le Centre de coopération internationale du Japon (The Japan International Cooperation Center -JICE, en anglais) offre également un service de fac-similé pour les avis. (Voir à l'annexe A les principales sources de renseignements au Japon).

Les avis de passation de contrats ne sont publiés qu'en japonais. Quoi qu'il en soit, vous pouvez désirer les passer en revue afin de déterminer quels seront les prochains contrats de services pour des études de faisabilité (development.study) Ces avis devraient constituer un bon indicateur du moment où il conviendrait de reprendre contact avec la(les) firme(s) japonaise(s) qui, à votre avis, serai(en)t susceptible(s) de soumettre une déclaration d'intérêt. Vous pouvez également donner des précisions quant à la façon dont vous pourriez contribuer a l'étude proposée.

Le processus de passation des marchés

Ci-après figure un sommaire du processus de passation des marchés avec les firmes d'experts-conseils pour le Programme d'études de faisabilité (Development Study Program, en anglais).

Inscription auprès de la JICA

Incorporation au Japon conformément aux lois et règlements pertinents
Personnel clé ayant de l'expérience dans différents domaines, respectivement, ainsi que les qualifications professionnelles appropriées
Bonne situation financière
Indépendance par rapport aux manufacturiers, fournisseurs et entrepreneurs généraux

Publication de l'information concernant les projets
Un mercredi sur deux, l'information sur les projets est affichée (en japonais) à la JICA PLAZA, au 12e étage de la JICA ou sur le site http://www.jica.go.jp/kojinew.html
Réception des déclarations d'intérêt adressées par les firmes d'experts-conseils admissibles
Préparation de la liste restreinte et de la feuille d'évaluation en vue de la sélection des experts-conseils
Premier comité (approbation de la liste restreinte et de la méthode d'évaluation)
Présentation du mandat aux experts-conseils choisis et invitation a soumettre des propositions
Réception des propositions
Deuxième comité (évaluation des propositions et classement en vue des négociations)
Négociations avec la firme d'experts-conseils
Passation du contrat avec la firme d'experts-conseils
Il faut compter environ 2 mois entre la deuxième et la dixième étape.

ANNEXE A
PRINCIPALES SOURCES DE RENSEIGNEMENTS
(au Japon)

Le code téléphonique et de télécopieur pour le Japon est le 81

JAPAN INTERNATIONAL COOPERATION AGENCY (JICA)

Procurement Department (Ministère des approvisionnements)
Shinjuku Maynds Tower 9th F, 1-1 Yoyogi 2-chome, Shibuya-ku,
Tokyo 151-8558
Tél. : 03-5352-5120/5330
Téléc. : 03-5352-5171
Site Web : http://www.jica.go.jp/kojinew.html ; http://www.jica.go.jp
Courriel : jicagap-www@jica.go.jp

JICA PLAZA
Shinjuku Maynds Tower 12th F, 1-1 Yoyogi 2-chome, Shibuya-ku,
Tokyo 151-8558
Tél. : 0120-32-5931/ 03-5352-5555
Téléc. : 03-5352-5055
Courriel : jicaplaza@jica.go.jp

Tokyo (renseignements généraux)	Tél.: 03-5352-5311~4	Téléc.: 03-5352-5150
Washington	Tél.: 202-293-2334	Téléc.: 202-293-9200